Ett ”buzzword” som florerar överallt just nu är ”Hybridkontor”. I alla fall i mina ”cirklar”. Du har säkert hört talas om det men inte tänkt så mycket på vad det är. Låt mig därför först förklara vad det är innan vi går in på om det är bra eller dåligt.
Hybridkontor är en ny typ av arbetsplats där anställda har möjlighet att arbeta både på plats på kontoret och på distans, vanligtvis från hemmet eller en annan plats utanför kontoret. Det är en flexibel lösning som gör det möjligt för anställda att balansera arbete och privatliv på ett sätt som fungerar för dem..
Under Covid-pandemin så infördes distansarbete på många större arbetsplatser, som Apple till exempel. Efter att det värsta var över så beordrades dom anställda att komma tillbaka till kontoren igen, vilket många då vägrade att göra. Man hade upptäckt att distansarbete var en otroligt bekväm lösning som fungerade perfekt och dom anställda ville helt enkelt inte gå tillbaka till det gamla sättet att arbeta igen. Jag gissar att det var ungefär här som konceptet med hybridkontor växte sig stor.
Om man har en mekanisk verkstad så är det inte lika lätt att införa hybridkontor, förstås. Allt beror ju på vad man arbetar med. Om du känner att det inte spelar någon roll var du sitter, du kan fortfarande vara produktiv på ditt arbete, då är du kanske en kandidat för hybridkontoret. 😄
Några fördelar med detta sätt att arbeta på är att anställda kan växla mellan att arbeta på kontoret och på distans. Detta ger flexibilitet och möjlighet att anpassa arbetsmiljön efter individuella behov. Hybridkontoret innebär att anställda har möjlighet att arbeta hemifrån eller från andra platser utanför kontoret, vilket kan vara särskilt fördelaktigt för att undvika pendling och för att skapa en mer balanserad livsstil.
Det fysiska kontoret används främst för personliga möten, samarbete och andra aktiviteter som gynnas av fysisk närvaro.
På min arbetsplats så har vi inte infört konceptet med hybridkontor i någon större utsträckning. Vi som arbetar inom IT har förstås sett till att vi kan arbeta hemifrån (distansarbete) och lösa situationer som uppstår även om vi inte sitter på kontoret, vilket uppskattas av vår chef och säkerligen av övriga anställda också. Det är dock inte vanligt att vi sitter hemma och arbetar rent generellt.
För att hybridkontoret ska fungera smidigt behövs teknisk utrustning och support för distansarbete, inklusive möjligheten till hybridmöten (fysiska och digitala). Tydliga riktlinjer för när och var olika typer av arbete ska ske, samt hur möten ska hanteras, är avgörande för om detta ska fungera bra.
Om man använder Office 365 på sin arbetsplats så finns det möjlighet att logga in på arbetsplatsen och komma åt sina dokument, scheman och mail. Man kan även arbeta med Excel, Powerpoint och andra programvaror direkt via en webbläsare, vilket är smidigt. Säkerhetsmässigt så arbetar man inte lokalt med filer, utan använder molnet för att lagra och hantera allt.
Frågan är då om hybridkontor är något bra eller dåligt, vilket är en svår fråga att generellt besvara med ett ja eller nej.
På många arbetsplatser så skulle det gagna dom anställda och ge mer tid över för egenvård och motion. Istället för att pendla en timme till jobbet så skulle man kanske kunna ta en promenad på morgonen istället. Tiden att pendla hem om dagarna skulle försvinna och öppna upp för att laga en god måltid mitt i veckan, eller spendera mer tid med familjen.
Rent generellt så skulle stress minska och produktiviteten öka, men det beror förstås på hur arbetsplatsen ser ut. En anställd med hög arbetsmoral skulle nog tycka att hybridkontoret var en otroligt bra lösning, som gör deras dagar ännu mer produktiva.
En anställd med låg arbetsmoral eller dålig teknisk kunskap skulle nog inte klara av hybridkontoret överhuvudtaget och säkert känna sig ännu mer omotiverad och oinspirerad. Det ställer med andra ord krav på dom anställda, likväl som cheferna att ha koll på sina anställda.
Många tänker att hybridkontoret förstås skulle öppna upp möjligheter för anställda att ”maska” och lura sina arbetsgivare att dom arbetar, även om dom skulle ligga vid poolen med en drink i handen. Men då det finns sätt att följa upp produktivitet och annat så skulle jag nog inte vara speciellt orolig som arbetsgivare. Allt arbete man utför i Office 365 loggas och det är enkelt att se om ens anställda sover hela dagarna. 😄
Det skulle dessutom bli uppenbart efter ett litet tag om hybridkontoret verkligen fungerar för ens arbetsplats eller inte, då resultaten skulle dala, förstås.
Att arbeta hemifrån kan vara både bekvämt och utmanande på många sätt. Då jag distansarbetar några dagar i månaden så har jag lärt mig att balansera mitt arbetsliv och min fritid på ett bra sätt. Jag tänkte dela med mig av några tips för att förbättra din produktivitet när du också arbetar på distans:
- Dedikera en specifik plats i ditt hem för arbete. Detta hjälper dig att mentalt separera arbete från fritid. Se till att arbetsområdet är bekvämt och har allt du behöver, inklusive en bra stol, skrivbord och bra belysning.
- Följ en fast tidtabell varje dag. Börja och avsluta arbetsdagen vid samma tidpunkt. Detta hjälper dig att hålla dig fokuserad och undvika att arbeta för mycket eller för lite.
- Dela upp arbetsdagen i kortare segment med pauser emellan. Använd tekniker som Pomodoro-metoden (25 minuters arbete följt av 5 minuters paus) för att hålla dig produktiv.
- Stäng av sociala medier, sätt din telefon på tyst läge och undvik andra distraktioner. Använd webbplatsblockerare om du har svårt att hålla dig borta från oönskade webbplatser.
- Håll regelbunden kontakt med dina kollegor och chefer. Använd verktyg som e-post, chatt och videokonferenser för att hålla dig uppdaterad och kommunicera effektivt.
- Definiera tydliga arbetsmål för dagen. Detta ger dig en känsla av prestation och hjälper dig att hålla fokus.
- Ta korta pauser för att sträcka på benen, dricka vatten eller ta en promenad. Detta hjälper dig att återhämta dig och förbättra produktiviteten.
- Använd digitala verktyg som kalendrar, att-göra-listor och anteckningsappar för att hålla dig organiserad. Strukturera din arbetsdag och prioritera uppgifter.
- Träna regelbundet för att hålla dig alert och minska stress. En kort promenad eller några enkla övningar kan göra stor skillnad.
- När arbetsdagen är slut, stäng av datorn och lämna arbetsområdet. Det är viktigt att skapa en tydlig gräns mellan arbete och fritid. När du har slutat dagen så tar du inga fler samtal och svarar inte på fler mail, så länge inte ditt arbete kräver detta förstås.
Kom ihåg att alla är olika, så experimentera med olika strategier för att hitta det som fungerar bäst för dig. Det jag skrev ovan var bara generella tips som jag använder mig av för att bli mer produktiv när jag arbetar på distans och det behöver inte nödvändigtvis fungera på dig också. 😄
Ha en riktigt bra dag så hörs vi snart igen.